Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) IAIN Pontianak pertama kali dibentuk pada tahun 2019 di bawah pendampingan Komisi Informasi (KI) Kalimantan Barat. Pada tahap awal, PPID dibentuk secara kolaboratif dengan melibatkan tiga unsur pelaksana utama, yaitu Sub Bagian Umum, PTID (Pusat Teknologi Informasi dan Data), dan Humas.Struktur organisasi pada masa awal dipimpin langsung oleh Rektor sebagai Ketua Atasan PPID dan Wakil Rektor sebagai ketua pelaksana.

Tahun 2019 juga menjadi tahun pertama IAIN Pontianak mengikuti penilaian keterbukaan informasi publik yang diselenggarakan oleh KI.Setelah tahun pertama tersebut, kegiatan PPID IAIN Pontianak mengalami masa pasif untuk beberapa tahun selanjutnya.Memasuki tahun 2025, terjadi penguatan kembali kelembagaan PPID. Jika sebelumnya di bawah KI Kalbar, kini beralih di bawah Komisi Informasi Pusat (KI Pusat) dengan struktur yang lebih komprehensif dan melibatkan seluruh unsur kelembagaan. Keterlibatan tersebut meliputi unsur pimpinan mulai dari Rektor, Wakil Rektor, Ketua Unit, Dekan Fakultas, seluruh Kepala Bagian, Bagian Keuangan, Perencanaan, Akademik, Barang dan Jasa, Humas, PTID, Kepegawaian, Lembaga Penjamin Mutu (LPM), dan LP2M. Dalam struktur terbaru tahun 2025, Ketua Atasan PPID dijabat oleh Wakil Rektor II, dan Ketua Pelaksana dijabat oleh Ketua PTID.

Dalam UU Nomor 14 Tahun 2008 BAB I Ketentuan Umum pasal 1  angka 9 bahwa yang dimaksud dengan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi adalah pejabat yang bertanggung jawab di bidang penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan/atau pelayanan informasi di badan publik.

Sesuai dengan PMA No. 94 tahun 2014 tentang struktur organisasi dan tata kerja IAIN Pontianak, dinyatakan bahwa tugas di bidang administrasi umum itu diantarnya terdapat Sub Bagian Tata Usaha, Kehumasan, Pengelolaan Arsip. Perencanaan, Pengelolaan Barang Milik Negara dan keuangan. Semua itu dikoordinir oleh Wakil Rektor Bidang Administrasi Umum dan Keuangan. Guna melaksanakan UU no. 14 tahun 2008 tentang keterbukaan informasi, Rektor IAIN Pontianak sebagai atasan PPID membentuk struktur PPID IAIN Pontianak.